De ce un inventar eficient este componenta vitală a afacerii tale

Majoritatea activelor tale sunt în formă lichidă

Recunoaște: o mulțime de bani sunt blocați în stocul tău din bar. Sunt sigur că îți numeri des numerarul și știi întotdeauna câți bani ai în conturile bancare, dar majoritatea activelor tale sunt legate în inventar. Acesta este unul dintre motivele principale pentru care trebuie să îl măsori și pe acesta cât de des posibil. Trebuie să îți responsabilizezi personalul și conducerea pentru modul în care sunt gestionate aceste bunuri.

De fapt, doar actul de a face inventarul fizic mai des poate reduce costurile cu materii prime și mărfuri cu până la 20% – fără procese suplimentare! Voi explica puțin mai jos de ce.

Mai jos, voi oferi câteva perspective dovedite despre cum să faci barul tău mult mai profitabil prin preluarea controlului asupra strategiei de inventar.

Cum, când și de ce să faci inventar în barul tău?

Este o activitate plictisitoare; în general majoritatea managerilor de baruri, proprietari și personalul nu sunt mari fani ai inventarierii. Dar este o parte esențială a afacerii și, dacă neglijezi să preiei controlul aici, s-ar putea să pierzi niște profituri serioase.

Poți încerca aplicația BarKontrol dacă dorești să accelerezi procesul de inventariere în locația ta.

Un bar mediu pierde până la 23% din inventar din cauza scurgerii sau furtului! E o nebunie! Este aproape ca și cum ai oferi gratuit fiecare a patra băutură. Acesta este barul mediu, ține cont, așa cum a raportat Bevinco (firmă specializată cu audiere pentru baruri). Ei susțin că barul mediu pierde 18%-31% din stoc din cauza contracției (shrinkage). Acest lucru se datorează numeroaselor motive, inclusiv furt, turnare excesivă, vărsare și multe altele.

O altă problemă este stocarea pe perioade prea lungi de materii prime și mărfuri – practic este vorba de numerar inutilizabil aici și trebuie să preiei controlul asupra a ceea ce se va întâmpla cu el.

Când să faci inventarul?

Trebuie să faci inventarul atunci când unitatea ta este închisă, acesta este cel mai simplu mod. Dacă încerci să faci o numărare completă a inventarului atunci când unitatea ta este operațională, pregătește-te pentru o mulțime de probleme potențiale.

Produsele ar putea iasă către clienți în timp ce numeri, sau ai putea să ai intrări de marfă de la furnizori – toată această activitate iți poate strica cu ușurință rezultatele. Prin urmare, cel mai bine este să faci inventarul în afara orelor de lucru pentru mai puține distrageri.

Care este scopul și cât de des ar trebui să faci un inventar?

Pentru cele mai bune rezultate, ar trebui să faci o numărătoare completă cât de des posibil. Dar totul depinde de tipul de afacere pe care îl ai, desigur.

Cel mai des folosit interval de timp, despre care știm, este o dată la două săptămâni. Dacă îți numeri stocul la fiecare două săptămâni, poți avea un control decent asupra situației stocului tău.

Unele baruri și restaurante continuă să respecte o strategie de inventar lunar, deoarece consideră că este mai ușor să urmărească majoritatea datelor în segmente lunare.

Unele unități fac un inventar în fiecare săptămână, în timp ce altele fac o numărare completă a stocului după fiecare tură – aceasta este, evident, cea mai precisă modalitate de a prelua controlul asupra gestionării stocurilor. Dar în majoritatea cazurilor acest lucru este mai greu de implementat.

Ai nevoie de mai mult decât de un inventar scriptic

S-ar putea să fi auzit despre inventarul scriptic și inventarul faptic, două metode de inventar despre care se vorbește des în industrie. În timp ce unii spun că folosesc doar inventarul scriptic pentru a-și conduce afacerea, de fapt ai nevoie de ambele pentru a fi pe deplin informat despre situația ta reală.

Modul în care funcționează această metodă: atunci când unitatea ta vinde un articol și îl introduci în softul tău de POS, acesta va deduce articolul din inventar. Dacă vinzi un produs cu o rețetă (cum ar fi un cocktail), software-ul va deduce din stoc cantitățile de materii prime specificate în setările rețetei acelui produs.

De exemplu, să presupunem că vinzi un cocktail Old Fashioned și folosești următoarea rețetă pentru a crea băutura: 40 ML de whisky Jim Beam Bourbon, 1 cub de zahăr, 2 picături de Angostura bitter. Ai seta această rețetă în POS-ul tău pentru acel produs și ori de câte ori se vinde un cocktail Old Fashioned, acesta va deduce sumele specificate din inventar. Majoritatea managerilor nu vor adăuga cuburile de zahăr sau stropurile de bitter la o rețetă, dar până la urmă este decizia ta cât de precis vrei să fii în acest sens. Majoritatea ar adăuga pur și simplu bourbonul în acest caz.

Inventarul scriptic este urmărit de majoritatea sistemelor POS în zilele noastre. Acestea, practic, scad materiile prime specificate din inventar pe măsură ce se vând produse și adaugă cantitățile specificate atunci când se cumpără stocuri noi.

Sfat: Investește într-un sistem POS bun pentru a ține evidența inventarului tău scriptic, merită toți banii. Nu încerca să faci acest lucru manual, pentru că nu merită.

Utilizarea datelor din softul tău de POS îți permite să îți faci o idee generală despre ceea ce se întâmplă în afacerea ta. Poți utiliza aceste informații pentru a crea comenzi noi și a verifica costurile cu materii prime și mărfuri. Dar ceea ce rezultă este doar o valoare teoretică și ar trebui corectată din când în când.

De aceea trebuie…

Să faci periodic un inventar faptic

Cel mai probabil, inventarul tău scriptic nu va fi tot timpul corect, deoarece deversarea, furturile sau alte greșeli vor afecta valorile teoretice pe care sistemul le urmărește. Dar dacă faci un inventar fizic din când în când, poți ajusta valorile reale din POS și poți urmări rezultate mai realiste.

A face un inventar faptic înseamnă pur și simplu să numeri toate stocurile pe care le ai.

Ori de câte ori faci un inventar fizic, obții o valoare reală a stocului tău. Poți ajusta apoi valorile din POS pentru a reflecta valorile reale.
Diferența dintre inventarul tău scriptic și cel faptic este variația pe care o produce afacerea ta.

Variația este practic un număr care îți spune cât de eficient ți-ai gestionat inventarul. Cu cât variația este mai mică, cu atât gestionarea stocurilor este mai eficientă. Variația nu va fi niciodată 0, așa că nu trebuie să îți faci griji pentru asta. Dar este o valoare care indică cât de bine funcționează barul tău. Dacă variația se modifică radical de la un inventar la altul, de exemplu, trebuie să verifici ce ar putea cauza acest lucru.

Efectuarea inventarului faptic se poate face cu metode mai tradiționale sau folosind foi de calcul, dar procesarea va dura ceva timp.

Dacă dorești să îți duci inventarul faptic la următorul nivel, ia în considerare aplicația BarKontrol. Inventarul fizic făcut manual in tabele de calcul sau pe foi necesită mult timp și efort; o aplicație dedicată poate economisi multe ore de muncă.

Inventarul fizic efectuat mai des nu numai că te ajută să identifici potențialele probleme din afacerea ta (pe lângă faptul că te ajută să confrunți valorile reale cu cele din inventarul tău scriptic), dar contribuie și la o scădere semnificativă a pierderilor cauzate de neglijența personalului.

Doar faptul de a face inventarul fizic mai des poate reduce costul cu stocurile cu până la 20% – fără alte procese suplimentare. Am măsurat acest lucru în mod repetat în barurile cu care lucrăm. Motivul din spatele acestui lucru este că personalul are mai multă grijă de activele firmei dacă este clar că acest lucru este important și este monitorizat de aproape.

Are sens, dacă te gândești un pic: dacă nu îți numeri niciodată inventarul fizic și nimeni nu îl numără niciodată, atunci probabil că nu este atât de important. Cu toate acestea, dacă gestionezi în mod activ stocurile, toată lumea va ști acest lucru și cel mai probabil vor fi mult mai atenți.